PENGELOLAAN ARSIP

Arsip Sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Arsip harus dikelola dengan cara:

1. Sistem penataan/penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:

a. Sistem masalah

b. System abjad

c. System tanggal

d. System wilayah

2. Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut SK pengangkatan Pengurus OSIS, dll.

3. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusutan/pemusnahan arsip yang tidak berguna dengan prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. 

   Pengarsipan

a).      Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.

b).      Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.

c).      Kegunaan arsip antara lain:

(1).    pembuktian/pembukuan;

(2).    korespondensi;

(3).    penyusunan sejarah;

(4).    penyusunan data statistik;

(5).    dokumentasi.

d).      Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks

e).      Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk

f).       Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode

g).      Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya