Kelengkapan Administrasi
7). Buku Agenda
a). Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
b). Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
(1). Buku agenda surat keluar;
(2). Buku agenda surat masuk
c). Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1). nomor urut;
(2). nomor indeks surat;
(3). nomor surat;
(4). tanggal surat;
(5). tujuan surat;
(6). isi/perihal surat;
(7). keterangan.
d). Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1). nomor urut
(2). nomor indeks surat
(3). tanggal surat diterima
(4). Pengirim
(5). isi/perihal surat
(6). tanggal surat
(7). Terusan
(8). catatan disposisi
(9). keterangan
8). Pengarsipan
a). Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
b). Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
c). Kegunaan arsip antara lain:
(1). pembuktian/pembukuan;
(2). korespondensi;
(3). penyusunan sejarah;
(4). penyusunan data statistik;
(5). dokumentasi.
d). Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
e). Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk
f). Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode
g). Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya
d. Perlengkapan Sekretariat
1). Bagan Struktur Organisasi
2). Papan Agenda kegiatan
3). Papan Pengumuman
4). Tabel Program Kerja Tahunan
5). Papan Daftar Pengurus
Tidak ada komentar:
Posting Komentar