membuat proposal kegiatan Untuk Cari Sponsor

membuat proposal kegiatan /cc/StartupStockPhotos

Membuat proposal kegiatan merupakan salah satu proses awal yang penting untuk dilakukan ketika akan menyelenggarakan acara atau kegiatan. Dengan proposal tersebut penyelenggara dapat merencanakan berbagai hal terkait acara secara matang, baik dari konsep acara, penentuan lokasi, estimasi biaya, dan lain sebagainya.

Ada banyak kegunaan dengan membuat proposal kegiatan, selain bisa digunakan sebagai landasan berpijak dalam proses pelaksanaan kegiatan, proposal juga bisa dijadikan sebagai acuan bagi banyak pihak yang memiliki kepentingan dalam kegiatan tersebut.

Proposal kegiatan bagi banyak orang bisa dijadikan sebagai sarana untuk memberi informasi secara lengkap terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Dengan informasi yang lengkap inilah secara otomatis akan mampu memberikan kemudahan kepada penyelenggara kegiatan untuk memperoleh dukungan, baik dukungan moral maupun material.

Tak dapat dipungkiri, banyak orang membuat proposal kegiatan memang untuk mencari dukungan, terlebih dukungan material berupa pembiayaan kegiatan. Untuk itulah dalam membuat proposal haruslah dipikirkan secara matang, realistis, terarah, dan perlu melakukan observasi ke lapangan terlebih dahulu.

Untuk membuat proposal kegiatan agar bisa berfungsi secara maksimal, selain harus menggunakan tata bahasa yang baik dan mampu menarik perhatian, secara visual proposal juga harus bagus. Untuk itu jangan enggan melibatkan seorang desainer grafis agar mampu mengemas ide kreatif dalam bentuk proposal yang menarik dan mudah dipelajari oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Kerangka membuat proposal kegiatan sebagai acuan :

1. Cover Proposal

Dalam membuat proposal kegiatan, satu hal sepele namun sering kali luput dari perhatian adalah dalam membuat cover proposal. Banyak penyelenggara kegiatan yang sering mengesampingkan halaman depan ini karena dianggap tidak penting, padahal cover proposal perlu dibuat semenarik mungkin karena ia adalah “wajah” dari seluruh isi proposal.

Membuat cover proposal yang bagus bisa menjadi salah satu kunci sukses untuk menarik pihak sponsorship, karena Content is the king, Design is the queen. Untuk itu buatlah desain cover yang mampu mencuri perhatian, tata letak yang serasi, penggunaan warna yang harmonis, huruf yang menarik.

Desain sederhana namun elagan, itulah yang seringkali mampu mencuri perhatian. Jangan terlalu banyak memasukkan gambar pada cover proposal, masukkan teks seperlunya saja misalnya judul proposal, tema acara, waktu-tempat penyelenggaraan, dan alamat serta kontak penyelenggara kegiatan.

2. Dasar Pemikiran/Latar Belakang

Setelah cover proposal dibuat dengan menarik, langkah selanjutnya adalah membuat ulasan dasar pemikiran atau latar belakang diselenggarakannya kegiatan tersebut.

Dasar pemikiran berisi tentang berbagai hal yang melatarbelakangi dilaksanakannya kegiatan, hubungan kegiatan yang diselenggarakan dalam kehidupan nyata, solusi yang bisa ditawarkan dengan adanya kegiatan tersebut, dan lain sebagainya.

Dalam membuat proposal kegiatan, uraian dasar pemikiran sebisa mungkin maksimal satu halaman, bahkan beberapa penyelenggara biasanya hanya membatasi 3 (tiga) paragraf saja. Meskipun hanya berupa uraian singkat namun harus mampu memberi gambaran tentang kegelisahan penyelenggara sehingga dapat muncul kegiatan tersebut.

3. Nama Kegiatan

Membuat nama kegiatan sebisa mungkin menggunakan kalimat yang singkat, padat, jelas, dan mampu menarik perhatian pembaca. Nama kegiatan ini biasanya sekaligus dijadikan sebagai judul acara maupun judul proposal kegiatan.

Nama kegiatan yang baik akan mampu menimbulkan rasa keingintahuan pembaca. Satu hal yang tidak kalah penting dalam membuat nama kegiatan adalah kesesuaian nama dengan topik atau pokok permasalahan dalam kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut.

4. Tema Kegiatan

Tema kegiatan merupakan pokok pikiran yang mendasari kegiatan yang akan diselenggarakan. Tema ini yang akan menentukan arah kegiatan atau tujuan dari terselenggaranya kegiatan tersebut.

Membuat tema kegiatan tentu berbeda dengan nama kegiatan. Tema biasanya lebih spesifik dan cukup mampu menjelaskan kemana arah dan tujuan kegiatan tersebut.

Contoh nama kegiatan : “Green Valentine 2016”

Contoh tema kegiatan : “Membangun Cinta Lingkungan dengan Menanam Pohon”

5. Jenis Kegiatan

Jenis kegiatan disini merupakan berbagai rangkaian aktivitas yang akan diselenggarakan dalam kegiatan tersebut. Aktivitas ini bisa berbagai macam bentuk misalnya acara pentas musik, program workshop, penyuluhan, seminar, diskusi dan lain sebagainya.

Dari semua jenis kegiatan ini ada baiknya dibuat secara terperinci dan jelas. Misal acara musik, maka perlu disampaikan siapa saja yang akan pentas, siapa bintang tamunya, profil pengisi acara, dan lain-lain.

Jika dalam satu event terdiri dari beberapa kegiatan maka perlu disusun rangkaian kegiatannya secara berurutan dan terperinci agar semua yang berkepentingan dapat memahami semua kegiatan yang akan dilangsungkan. Apabila jenis kegiatan sangat padat dan banyak, maka detil acara dan jadwal dapat dimasukkan dalam halaman lampiran. 

6. Maksud dan Tujuan

Dalam membuat proposal kegiatan, menjabarkan maksud dan tujuan perlu disampaikan secara jelas. Beritahukan hal positif dari kegiatan yang dilaksanakan, tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut, serta output yang diharapkan dari terselenggaranya acara.

Bagi penyelenggara kegiatan, maksud dan tujuan ini akan berguna sebagai arah kegiatan sehingga tidak lepas kontrol dari target sasaran. Pada umumnya, dalam membuat proposal kegiatan tujuan dibedakan atas tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Selain berisi tujuan kegiatan, beberapa penyelenggara acara juga akan menyampaikan manfaat dari diselenggarakannya kegiatan tersebut. Adapun manfaat yang dicapai tersebut dapat dirasakan secara langsung maupun tidak langsung bagi individu, organisasi penyelenggara, maupun bagi masyarakat umum.

7. Sasaran Kegiatan

Sasaran kegiatan merupakan siapa target audience atau target penonton maupun target peserta yang akan dilibatkan secara langsung dalam kegiatan yang akan diselenggarakan. Adapun jumlah dari target audience ini sangat tergantung dari besar-kecilnya acara yang akan dilangsungkan.

Untuk dapat menentukan sasaran kegiatan secara tepat, dibutuhkan strategi segmentasi pasar secara jelas. Segmentasi ini adalah proses mengelompokkan calon audience yang heterogen menjadi audience yang homogen. Pengelompokan bisa berdasarkan usia, letak geografis, minat, tingkah laku dan lain sebagainya.

Misalnya saja sebuah event organizer akan menyelenggarakan acara musik, maka perlu disasar penonton yang suka musik, lebih spesifik lagi musik dangdut, musik pop, atau musik metal, target penonton dari wilayah mana saja, usia berapa, dan lain-lain.

Melakukan segmentasi ini untuk membatasi ruang lingkup peserta kegiatan agar lebih spesifik, tujuannya agar ada kesesuaian antara tema yang diangkat dengan target sasarannya, dan juga mempermudah penyelenggara untuk menargetkan sponsor mana saja yang akan dilibatkan dalam acara tersebut.

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan

Pemilihan waktu dan tempat diselenggarakannya kegiatan merupakan satu hal penting untuk dipertimbangkan secara matang. Sebelum memutuskan tentang waktu dan tempat ada baiknya penyelenggara melakukan observasi lapangan.

Cari informasi sebanyak-banyaknya tentang jadwal penyelenggaraan event di mana kegiatan akan diselenggarakan. Pilih waktu dan tempat yang tepat sehingga sesuai dengan target penonton maupun target sponsor. Pemilihan waktu dan tempat secara tepat merupakan faktor penting untuk keberhasilan kegiatan, sekali salah perhitungan dalam menentukan waktu atau tempat, maka bisa saja kegiatan akan mengalami kerugian.

9. Penyelenggara Kegiatan

Untuk bisa meyakinkan pihak sponsorship, buatlah profil singkat penyelenggara kegiatan, cantumkan prestasi yang pernah dicapai, legalitas organisasi atau lembaga penyelenggara, dan juga struktur kepanitiaan yang seperti Streering Commite, Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, dan lain sebagainya. Jika struktur kepanitiaan dalam jumlah besar maka bisa dicantumkan dalam halaman lampiran.

Bagi pihak sponsorship, biasanya akan lebih percaya pada penyelenggara yang memiliki badan hukum yang jelas. Badan hukum ini bisa dalam bentuk Yayasan, Lembaga, Institusi, maupun Badan Usaha seperti Persekutuan Komanditer (CV) ataupun Perseroan Terbatas (PT) yang memiliki bidang pekerjaan sebagai penyelenggara kegiatan.

10. Rencana Anggaran

Rencana anggaran untuk membuat kegiatan /Image via : bareksa.com

Untuk membuat proposal kegiatan yang baik, salah satu faktor yang tidak kalah penting adalah dalam membuat rencana anggaran yang baik. Rencana anggaran kegiatan yang baik yaitu dengan mencantumkan rincian biaya penyelenggaraan kegiatan yang diperhitungkan secara logis dan realistis, baik itu pemasukan maupun pengeluarannya.

Secara garis besar rincian biaya ini terdiri dari beberapa bagian, yakni biaya kesekretariatan, biaya promosi, biaya peralatan, biaya operasional, biaya pelaksanaan, sewa tempat, akomodasi, konsumsi, transportasi, dan lain sebaginya. Pos-pos pembiayaan dan besarnya biaya yang dibutuhkan juga sangat tergantung dari jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.

Pada rencana anggaran ini, cukup dijelaskan besarnya jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia penyelenggara, sedangkan untuk detil rinciannya bisa dibuat dalam halaman lampiran.

11. Paket Sponsor

Halaman paket sponsor dibuat untuk memberikan berbagai alternatif pilihan kepada pihak sponsor dalam melakukan kerjasama. Beberapa alternatif pilihan yang umum digunakan sebagai tawaran bagi pihak sponsor misalnya paket sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendukung dan Co-Partnership.

Dari masing-masing paket sponsor biasanya memiliki hak dan kewajiban yang berbeda. Untuk sponsor tunggal biasanya harus bersedia membiayai seluruh anggaran biaya kegiatan yang dibutuhkan, untuk sponsor utama menyediakan 75% anggaran biaya kegiatan, untuk sponsor pendukung menyediakan 25% anggaran biaya, dan untuk Co-Partnership biasanya lebih pada jalinan kerjasama seperti halnya barter produk, barter promo, pemberian produk perusahaan, atau yang lainnya yang sifatnya negotiable.

12. Penutup Proposal

Setelah semua poin-poin penting diatas sudah tersusun dengan baik, maka buatlah halaman penutup proposal yang berisi harapan, dukungan dan keyakinan penyelenggara bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan sangat bermanfaat dan akan berhasil. Selain itu jangan lupa untuk mencantumkan ucapan terima kasih kepada pembaca proposal.

Untuk meyakinkan pihak sponsorship, bubuhkan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh ketua penyelenggara, institusi atau lembaga penanggung jawab acara, dan pihak terkait lainnya. Untuk memperkuat legalitas acara maka juga dibutuhkan stempel atau cap yang dibubuhkan diatas tanda tangan.

13. Lampiran-lampiran

Halaman lampiran-lampiran ini berisi berbagai macam data yang dibutuhkan untuk memperkuat proposal kegiatan. Lampiran ini bisa berupa rincian detil anggaran, struktur panitia, peta lokasi, denah tempat, foto-foto kegiatan yang telah dilangsungkan, dan lain sebagainya.
***

Membuat proposal kegiatan memang penting untuk dilakukan guna suksesnya acara. Proposal ini dibutuhkan meskipun kegiatan yang diselenggarakan hanya skala kecil seperti Al-Huda Competition, Bazar, L2AT, kegiatan pensi di sekolah, kegiatan lomba tingkat kelurahan, hingga event-event besar seperti konser musik ataupun festival seni budaya.